How do I translate PDFs without losing formatting?

If you’ve ever tried translating a PDF manually, you know the pain: broken layouts, missing fonts, and lost images. Smartling solves this by automatically converting PDFs into editable DOCX files for translation. Native text and formatting are preserved, and when the translation is complete, you receive a clean, layout-ready file that mirrors the original. For scanned or image-based PDFs, Smartling applies OCR to extract text, making even static documents translatable. Translators can also access the original PDF for reference, ensuring context and formatting accuracy throughout the process.

How much does document translation cost?

Costs depend on content type, volume, and workflow. For human translation workflows, pricing is most commonly calculated per word, with average costs of between $0.15 and $0.30 per word. For machine translation workflows, MT providers like Google Translate, Microsoft Translator, and Amazon Translate often price their services per million characters, with pricing starting at around $10–20 per million characters. With the rise of LLMs like ChatGPT, some people wonder whether they can simply ask their preferred LLM to translate documents. Smartling CEO Bryan Murphy warns against using “cheap LLM translation,” as this method often backfires. Enterprises end up spending more time and resources fixing low-quality LLM translation output than they save upfront. Read Smartling's guide to translation rates for more details on pricing.

Document translation software vs. services: what’s best?

Translation services typically refer to networks of human linguists, while document translation software provides a platform for translation management. With Smartling, you gain access to both best-in-class translation services and document translation software. Smartling customers work with a dedicated Customer Success Manager who helps them set up document translation workflows that are optimized for desired quality level, cost, and turnaround time. This flexibility ensures your most important materials, like legal contracts or marketing campaigns, receive human review, while internal guides or product docs move instantly through an AI translation workflow.

Los mejores servicios de traducción de documentos para empresas en 2025

Traducir documentos a escala no debería sentirse como un juego de ruleta de formato. Sin embargo, para la mayoría de los equipos globales, la traducción de documentos sigue siendo lenta, inconsistente y manual. Si alguna vez ha perdido la fidelidad del diseño en un PDF traducido, ha hecho malabarismos con 10 versiones de un archivo de Word o ha pasado semanas esperando a que se publiquen las actualizaciones, no está solo.

Esta guía explora lo que realmente ofrecen los mejores servicios de traducción de documentos en la actualidad, cómo la IA y la automatización están transformando la traducción de documentos y por qué Smartling ofrece el enfoque más eficiente, preciso y listo para la empresa disponible.

Por qué la traducción de documentos es importante para las empresas globales

Para los administradores de localización y los propietarios de contenido, la traducción de documentos es a menudo donde chocan la velocidad y la precisión. Necesita versiones multilingües de materiales críticos para el negocio, como contratos, activos de marketing o presentaciones de capacitación, sin perder formato, significado o tiempo.

Los problemas más comunes incluyen:

Cargas y transferencias manuales que ralentizan todo
Formato roto o estilo perdido en archivos traducidos
Falta de visibilidad de los costos, la calidad y el tiempo de respuesta
Seguridad de datos y riesgos de cumplimiento al compartir archivos externamente

Las plataformas modernas de traducción de documentos se crearon para resolver estos puntos débiles exactos.

Qué significa realmente "los mejores servicios de traducción de documentos"

Cuando las personas buscan los mejores servicios de traducción de documentos, generalmente comparan una combinación de agencias, herramientas de IA y sistemas de gestión de traducciones. Pero para las empresas, "mejor" no solo significa lo más rentable. Significa la solución más confiable, automatizada y escalable que puede manejar tipos de archivos complejos con precisión y cumplimiento.

Las mejores soluciones combinan tres capacidades principales:

Automatización: Ingiere y entrega archivos sin problemas a través de conectores o API.
Traducción impulsada por IA: Combine la experiencia de la máquina y el ser humano para equilibrar la velocidad y la calidad.
Seguridad empresarial: Mantenga cada documento protegido bajo estrictos estándares de gobernanza.

Cómo la IA y la automatización están cambiando la traducción de documentos

Los flujos de trabajo tradicionales de traducción de documentos dependían en gran medida de traductores humanos y del intercambio interminable de archivos. Ahora, la IA y la automatización están haciendo el trabajo pesado.

Así es como funciona el proceso en una plataforma de traducción automatizada impulsada por IA:

Los archivos se transfieren automáticamente desde sistemas como Google Drive, CMS o repositorios.
El contenido se analiza en cadenas o unidades de traducción, al tiempo que conserva la estructura y el formato. Los sistemas de gestión de traducciones como Smartling pueden automatizar este proceso, reduciendo el esfuerzo de localización manual en un 90 por ciento.
Los flujos de trabajo de IA generan traducciones, que pueden ser revisadas o refinadas por lingüistas profesionales.
Las traducciones completadas se devuelven automáticamente al sistema de origen, con integraciones que hacen que este proceso sea manos libres.

Este flujo de trabajo elimina los pasos manuales repetitivos y reduce drásticamente el tiempo de respuesta. También garantiza que el formato, el tono de la marca y el contexto permanezcan intactos en todos los archivos.

Según el libro electrónico Navigating the Shift de Smartling, las empresas que adoptan flujos de trabajo de traducción habilitados por IA han logrado un tiempo de comercialización más rápido y un ROI medible mientras mantienen la calidad a nivel humano. Los equipos de traducción que implementaron flujos de trabajo impulsados por IA han podido reducir el tiempo de respuesta hasta en un 50 por ciento.

Cómo simplificar la traducción de documentos de principio a fin con Smartling

Smartling toma el poder de la automatización de la IA y la lleva al nivel de los documentos, lo que permite a los equipos traducir todo, desde documentos empresariales hasta archivos PDF, en un único flujo de trabajo inteligente.

Así es como lo hace Smartling:

Compatibilidad completa de archivos: Admite archivos de Word, Excel, PowerPoint y PDF, además de más de 50 formatos más.
Análisis automático: Divide el contenido en cadenas traducibles mientras conserva el diseño y el estilo.
Contexto visual: Los traductores ven cómo se ve realmente el documento, minimizando los errores.
Reducción de etiquetas: Simplifica el formato de las etiquetas para mejorar la salida de la traducción automática y reducir la repetición del trabajo.
Revisión de IA + humano: Combina la velocidad de la IA con la experiencia humana para garantizar la calidad.

Obtenga más información sobre cómo la traducción de IA y la traducción humana de IA de Smartling combinan velocidad y precisión para cada tipo de contenido.

Prueba en la práctica: el Distrito Escolar Unificado de Fresno logró un tiempo de respuesta de 72 horas en las traducciones de documentos críticos, mientras que Personio eliminó la gestión manual de archivos y redujo el tiempo de revisión interna en un 50 por ciento utilizando los flujos de trabajo automatizados de Smartling.

Traducción certificada, segura y escalable para todos los sectores

La traducción empresarial no se trata solo de velocidad, se trata de confianza. Smartling proporciona seguridad y cumplimiento de extremo a extremo a través de las certificaciones SOC 2, ISO y GDPR. Ya sea que esté traduciendo documentos legales, materiales de recursos humanos o contenido de marketing, cada archivo se procesa bajo estrictos estándares de protección de datos.

Esto es más importante para las organizaciones que manejan información confidencial o regulada. Mientras que otros proveedores se centran en la carga de archivos única, Smartling centraliza la traducción de documentos dentro de un entorno gobernado donde los permisos, el acceso y los flujos de trabajo de revisión están totalmente controlados.

Obtenga más información sobre el enfoque de seguridad de Smartling aquí.

Cómo elegir el mejor servicio de traducción de documentos

Con tantas opciones en el mercado, ¿cómo saber qué proveedor es el adecuado para su equipo?

Utilice esta lista de verificación rápida para guiar su evaluación:

Admite todos los tipos de archivos comerciales comunes (Word, Excel, PowerPoint, PDF)
Ofrece automatización a través de conectores o API
Combina la traducción de IA con la revisión de la calidad humana
Proporciona contexto y vista previa en tiempo real
Cumple con los estándares de seguridad y cumplimiento empresarial
Ofrece un ROI medible y transparencia en los informes

Cómo se compara Smartling con otros servicios de traducción de documentos

Proveedor	Automatización e integraciones	IA + Calidad Humana	Seguridad y cumplimiento	Cobertura de tipo de archivo	Mejor para
Smartling	50+ Conectores y APIs, automatización completa	Traducción de IA + Traducción humana de IA	SOC 2, ISO, GDPR	Word, Excel, PowerPoint, PDF, +50 formats	Equipos a escala empresarial
Frase	Biblioteca de conectores limitada	TA con posedición	RGPD básico	Cadenas web y de aplicaciones	Localización de software
Lilt	Simulación automática humana	LLM + edición humana	ISO	Contenido de documentos y aplicaciones	Flujos de trabajo rápidos de personas
RWS / TransPerfect	Carga manual	Traducción humana	SOC 2, ISO	Contenido con muchos documentos	Sectores regulados
Crowdin / Lokalise	Automatización básica de API	MT + revisión de la comunidad	GDPR	Centrado en el software	Localización de desarrolladores

Smartling automatiza todo el flujo de trabajo de traducción de documentos, desde la ingesta hasta la entrega, al tiempo que mantiene la seguridad de nivel empresarial y la calidad impulsada por IA.

Preguntas frecuentes

¿Cómo traduzco archivos PDF sin perder formato?

Si alguna vez ha intentado traducir un PDF manualmente, conoce el dolor: diseños rotos, fuentes faltantes e imágenes perdidas. Smartling resuelve esto convirtiendo automáticamente los PDF en archivos DOCX editables para su traducción. Se conservan el texto y el formato nativos, y cuando se completa la traducción, recibe un archivo limpio y listo para el diseño que refleja el original.

Para archivos PDF escaneados o basados en imágenes, Smartling aplica OCR para extraer texto, lo que hace que incluso los documentos estáticos sean traducibles. Los traductores también pueden acceder al PDF original como referencia, lo que garantiza la precisión del contexto y el formato durante todo el proceso.

¿Cuánto cuesta la traducción de documentos?

Los costos dependen del tipo de contenido, el volumen y el flujo de trabajo.

Para los flujos de trabajo de traducción humana, los precios se calculan más comúnmente por palabra, con costos promedio de entre $ 0.15 y $ 0.30 por palabra.

Para los flujos de trabajo de traducción automática, los proveedores de TA como Google Translate, Microsoft Translator y Amazon Translate a menudo fijan el precio de sus servicios por millón de caracteres, con precios que comienzan en alrededor de $ 10 a $ 20 por millón de caracteres.

Con el auge de los LLM como ChatGPT, algunas personas se preguntan si pueden simplemente pedirle a su LLM preferido que traduzca documentos. El CEO de Smartling, Bryan Murphy, advierte contra el uso de "traducción barata de LLM", ya que este método a menudo resulta contraproducente. Las empresas terminan gastando más tiempo y recursos en arreglar resultados de traducción de LLM de baja calidad de lo que ahorran por adelantado.

Lea la guía de Smartling sobre tarifas de traducción para obtener más detalles sobre los precios.

Software de traducción de documentos vs. servicios: ¿qué es lo mejor?

Los servicios de traducción generalmente se refieren a redes de lingüistas humanos, mientras que el software de traducción de documentos proporciona una plataforma para la gestión de traducciones. Con Smartling, obtiene acceso a los mejores servicios de traducción y software de traducción de documentos. Los clientes de Smartling trabajan con un Customer Success Manager dedicado que les ayuda a configurar flujos de trabajo de traducción de documentos optimizados para el nivel de calidad, el coste y el tiempo de respuesta deseados.

Esta flexibilidad garantiza que sus materiales más importantes, como contratos legales o campañas de marketing, reciban una revisión humana, mientras que las guías internas o los documentos de productos se mueven instantáneamente a través de un flujo de trabajo de traducción de IA.

La comida para llevar

Si su organización todavía depende de la traducción manual de documentos, es hora de repensar su flujo de trabajo. Con el apoyo confiable del equipo de servicio al cliente de Smartling, Smartling le permite:

Traduzca documentos de forma más rápida y precisa
Conserve el formato y la fidelidad visual
Proteja la información confidencial
Controle los costos y el ROI con datos medibles

El mejor servicio de traducción de documentos no es solo un proveedor, es una plataforma que viene con un servicio de atención al cliente de primer nivel. Eso es Smartling.

Obtenga una demostración personalizada para ver cómo Smartling puede simplificar su proceso de traducción de documentos y ayudarlo a escalar su estrategia de contenido global.