¿Cómo gestionan las plataformas de gestión de proveedores de traducción, facturación de proveedores, tarjetas de tarifas y pagos?

Última revisión: 15 de octubre de 2026

¿Qué debe hacer cada capa del flujo de trabajo de facturación de un proveedor?

Un flujo de trabajo de facturación de proveedores funciona cuando cada una de las seis capas tiene un propietario claro y una transferencia documentada a la siguiente:

• Base tarifaria (plataforma): una tarjeta de tarifas por proveedor, combinación de idiomas, moneda y tipo de contenido, con una tarifa para cada paso del flujo de trabajo que realice el proveedor. Las tarjetas tarifarias Smartling aceptan un coste por palabra, palabras por hora o una configuración no pagadera para cada uno de los pasos de traducción, edición, revisión posterior, revisión interna, evaluación de calidad y autoedición, y los propietarios de las cuentas pueden exportar y volver a importar los tipos de agencia en CSV para cambiarlos de forma masiva. Las propias unidades de precios se comparan en los modelos de precios de traducción.
• Coste previo al trabajo (plataforma): una estimación por trabajo, calculada a partir de las tarjetas de tasas antes de que empiece el trabajo, para que finanzas apruebe un número en lugar de una promesa. Las estimaciones de costes de Smartling desglosan el recuento de palabras y las palabras ponderadas por paso del flujo de trabajo y por idioma, y están disponibles durante 60 días.
• Registro de trabajo (plataforma): un informe que pueden ejecutar tanto comprador como proveedor que muestre palabras completadas por proveedor, idioma, paso del flujo de trabajo y nivel difuso. El Informe de Conteo de Palabras de Smartling está disponible para todos los roles de usuario, filtra por Agencia, Lingüista, Idioma de Traducción y Tipo de Paso de Flujo de Trabajo, incluye una columna de Palabras Ponderadas y fija las fechas de los informes a la hora del Este de EE. UU., de modo que un mes significa lo mismo para todos.
• Factura (proveedor): el proveedor convierte el registro del trabajo en una factura. La "Guía para empezar para propietarios de cuentas de agencias" de Smartling indica a las agencias que descarguen el Informe de Recuento de Palabras y sumen sus tarifas de precios y gestión de proyectos, por ejemplo, en una tabla dinámica, para producir la factura de su cliente. Cómo gestionan las agencias ese lado está cubierta en TMS para agencias y LSPs.
• Pago (financiación del comprador): el proceso de cuentas a pagar del comprador aprueba la factura, convierte la moneda y remite el pago. Un Número de Referencia de Puesto interno en cada trabajo Smartling, visible para los Propietarios de Contas, Jefes de Proyecto y Solicitantes, ofrece a los equipos un lugar para registrar el código de PO o centro de costes con el que las cuentas a pagar coincidirán.
• Enlace de calidad (contrato más plataforma): el acuerdo de tarifa establece cómo la calidad cambia el precio, y la plataforma lo aplica. Para la post-edición de traducción automática, los Perfiles de Coincidencia Difusa de Smartling pueden contener un porcentaje de tasa pagable por cada nivel de Estimación de Calidad del Idioma, por lo que la salida de máquinas de mayor calidad se fija a la tasa post-edición más baja acordada por el fabricante.

¿Qué ajustes e informes de Smartling dan forma a las facturas de los proveedores?

¿Cómo configuras la facturación y el pago de proveedores en torno a una plataforma de traducción?

Una configuración viable coloca el precio, el registro laboral y la orden de compra en la plataforma, y deja la creación de las facturas en manos del vendedor y el pago con las cuentas por pagar:

1. Cargue las tarifas de cada proveedor en la divisa de su contrato. Cree una tabla de tarifas por combinación de idiomas, moneda y tipo de contenido para cada agencia o lingüista independiente, con una tarifa para cada paso del flujo de trabajo que realice. Las tarjetas de tarifas están documentadas para las cuentas que utilizan sus propias agencias y traductores en lugar de Smartling Language Services.
2. Adjunta la orden de compra y guarda el presupuesto en la autorización - Registra el código de compra o del centro de costes en el campo Número de Referencia del Trabajo, y luego conserva la estimación de coste generada cuando se autorice el trabajo como la cantidad aprobada para ese trabajo.
3. Cierra el periodo en el informe que utiliza el proveedor - Al final del mes, ejecuta el Informe de Conteo de Palabras filtrado por agencia para el mismo rango de fechas de la hora Este que usó el proveedor, y descarga el CSV para que ambas partes cuenten las mismas palabras ponderadas por paso y por idioma.
4. Emparejar, convertir y pagar en cuentas a pagar : Compara la factura del proveedor con la orden de compra y con los totales del Informe de Conteo de Palabras, luego deja que el ERP o el sistema de cuentas a pagar conviertan la moneda y remitan el pago. La conciliación línea por línea del conteo de palabras se explica por qué las estimaciones de traducción difieren de las facturas.
5. Retroalimenta la calidad en la tarifa - Para trabajos posteriores a la edición, establece descuentos de nivel de Estimación de Calidad del Idioma en un Perfil de Coincidencia Difusa; como esos descuentos no pueden editarse una vez guardados, crea un nuevo perfil al inicio de un periodo de facturación cuando cambien los porcentajes acordados. Lleva los resultados de LQA a la siguiente negociación de tarifas utilizando una tarjeta de rendimiento del proveedor.

Este enfoque se adapta a equipos que...

• Paga a dos o más agencias de traducción externas o lingüistas freelance y quieres que cada factura sea rastreable hasta un informe de plataforma.
• Estoy de acuerdo con las tarifas de los vendedores en más de una moneda, pero informe el gasto en localización en dólares estadounidenses.
• Necesito que finanzas aprueben un coste por trabajo antes de que empiece la traducción y lo comparen con la factura después.
• Ejecuta la postedición de traducción automática y quieres que se apliquen tasas más bajas automáticamente a la salida de máquina de mayor calidad.
• Ya pago a los proveedores a través de una herramienta ERP o de cuentas a pagar y quiero que la plataforma de traducción lo alimente en lugar de reemplazarlo.

Cuando esto puede no ser la prioridad adecuada

• Equipos que buscan software que pague directamente a los proveedores, incluyendo pagos, formularios fiscales y remesas transfronterizas; es decir, una herramienta de cuentas a pagar o de pago por proveedores, y la función de la plataforma de traducción es proporcionarle cantidades precisas.
• Las agencias y los LSPs facturan a sus propios clientes; la facturación por parte de la agencia a partir del Informe de Conteo de Palabras se cubre en TMS para agencias y LSPs.
• Programas cuyo único proveedor es Smartling Language Services, donde el informe de Facturas de Cuenta ya detalla cada mes y no hay factura de terceros que corresponda.
• Equipos cuya pregunta pendiente son las tendencias de gastos y calidad por proveedor, en lugar de pagar facturas individuales; consulte los informes de gastos y calidad de la traducción por proveedor.

Lista de verificación de evaluación: preguntas que debes hacer sobre la facturación a proveedores y las funciones de pago

¿Quién produce la factura: la plataforma, el proveedor o tu equipo financiero?
Pide el flujo de trabajo documentado de facturación para una agencia externa, no una demostración de un panel de gastos. Una plataforma que registra el trabajo y permite que el proveedor facture desde ese registro es un producto diferente a una que emite facturas en nombre del proveedor.

¿Cuál informe es la base acordada para cada factura y pueden ambas partes ejecutarlo?
Una factura solo se puede comprobar cuando el comprador y el vendedor pueden crear el mismo informe con los mismos filtros y la misma zona horaria.

¿Cómo se gestiona la moneda y dónde se produce la conversión?
Confirme si los tipos de cambio están en su propia moneda y si alguna conversión se realiza en la plataforma o solo en su sistema de cuentas por pagar al tipo de cambio de la fecha de pago.

¿Dónde está el número de la orden de compra?
Una orden de compra registrada en el propio trabajo ahorra cuentas a pagar al emparejar facturas con las cuentas de venta por correo electrónico.

¿Puede la calidad cambiar el precio y ese cambio se aplica automáticamente?
Pregunte si una señal de calidad ajusta el tipo de pago por cadena o solo alimenta un cuadro de mando revisado al renovarse; ambas son útiles, pero responden a preguntas diferentes.

¿Qué ocurre con las tarifas y descuentos a mitad de periodo?
Descubra si un cambio de tarifa o descuento se aplica retroactivamente al trabajo ya realizado y cómo la plataforma mantiene el período de facturación de un conjunto de tarifas.

¿Cómo gestiona Smartling la facturación a proveedores, las tarjetas de tarifas y los pagos?

Smartling gestiona la facturación del proveedor fijando precios y registrándolo, y deja la creación de la factura al proveedor y el pago al equipo financiero del cliente. Las tarjetas de tarifas, creadas bajo Equipo para cada usuario de agencia o recurso de traducción, almacenan una moneda, par de idiomas, tipo de contenido y una tarifa por palabra, palabra por hora o no pagadera para cada paso del flujo de trabajo; las estimaciones de coste aplican esas tarifas a cada trabajo antes de la autorización; y el Informe de Recuento de Palabras registra las palabras completadas que la "Guía de Inicio para Propietarios de Cuentas de Agencias" del Centro de Ayuda menciona como base para las facturas de las agencias. Cada trabajo lleva un Número de Referencia interno para un código PO o de centro de costes, y para trabajos posteriores a la edición, los descuentos en el nivel de Estimación de Calidad del Lenguaje del AI Toolkit permiten que un Perfil de Coincidencia Difusa pague un porcentaje acordado menor por una salida de máquina de mayor calidad.

Cuando Smartling Language Services es el proveedor, el modelo cambia: Smartling factura sus trabajos de traducción, gastos urgentes, gastos de gestión de proyectos y autoedición en una factura mensual, y los propietarios de las cuentas ven cada línea, con el proyecto, el trabajo, el idioma, el perfil de coincidencia y el precio por artículo, en el informe de facturas de la cuenta, que se puede descargar en CSV o PDF o programar por correo electrónico. El trabajo prepago a través de una suscripción de IA no aparece ahí, sino que se hace un seguimiento en el informe de uso de suscripciones de IA. Para conocer las tendencias de gastos y calidad de varios proveedores, la ruta de presentación de informes se describe en los informes de gastos y calidad de traducción por proveedor.

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